Na biurku redaktora wydania ogólnopolskiego dziennika zadzwonił telefon. Dziennikarz uznał, że informacja była ważna, ciekawa i … pilna. Dzwonił pracownik firmy, o której gazeta niedawno krytycznie pisała.
Niestety nawet najlepszy (i najdroższy) plan komunikacji w kryzysie może dużo stracić na wartości kiedy rozżalony pracownik postanowi przekazać mediom kłopotliwą dla firmy informację. Zamiast kontrolowanej aktywnej komunikacji z otoczeniem mamy nagle do czynienia z pasywną reakcją na atak anonimowego przeciwnika.
Oto trzy podstawowe powody dlaczego pracownicy donoszą na swego pracodawcę:
1. Relacje
Specjalista PR nie musi wiedzieć, którzy pracownicy chodzili do podstawówki z redaktorem naczelnym lokalnej gazety lub tego, że syn sekretarki prezesa gra w tenisa z synem prezentera wieczornych wiadomości. Nie można zabronić pracownikom prywatnych lub przypadkowych kontaktów z przedstawicielami mediów.
Jedynym sposobem ograniczenia szkodliwych efektów takich kontaktów jest edukacja pracowników. Pracownicy muszą być świadomi ryzyka rozmowy z dziennikarzami o ich firmie. Nie wystarczy notatka o tym w wewnętrznej instrukcji. Ten komunikat musi być powtarzany i utrwalany w firmowych biuletynach, na szkoleniach i zebraniach.
2. Siła ego
Kto ma informacje, ten ma władzę. Pokusa pokazania i wykorzystania siły, jaką daje informacja może być silniejsza od lojalności.
Rozwiązanie? Dokładnie kontroluj kto co wie. Pracownicy, którzy mają dostęp do zastrzeżonych, poufnych lub tajnych danych powinni podpisać dokumenty zobowiązujące do dyskrecji. W umowach powinny znaleźć się zapisy o karach za ujawnienie tajemnicy. Dokumenty dostępne w firmowym intranecie powinny być chronione hasłami dostępu. Nie mogą mieć do nich dostępu osoby postronne. Komputery nie powinny być zostawiane włączone bez nadzoru.
Jeżeli to możliwe, każdy dokument koduj indywidualnie. Możesz na przykład pozmieniać nieznacznie układ wyrazów w egzemplarzach dokumentów dla poszczególnych odbiorców. Kiedy podejrzewasz kogoś o przecieki, wyłącz go z kręgu osób zaufanych i kontaktuj się tylko z jego przełożonym.
3. Zemsta
Wielu pracowników przekazuje mediom drażliwe informacje z zemsty. Postępują tak kiedy informacja jest potencjalnie szkodliwa dla firmy i/lub bliskich współpracowników. Ten motyw często pojawia się w sytuacji konfrontacji pomiędzy zarządem i załogą.
Trudno taki problem rozwiązać od ręki. Po pierwsze, należy budować mocne i oparte na zdrowych zasadach relacje pomiędzy kierownictwem i pracownikami. A to oznacza szczere spotkania, uczciwe rozmowy i otwarte kanały komunikacyjne.
Kiedy pracownicy stoją murem za swoją firmą, prawdopodobieństwo, że ktoś zechce świadomie jej szkodzić jest dużo mniejsze.
Konkluzja
Komunikowanie się z otoczeniem to jedna z kluczowych funkcji praktyka PR. Od doboru komunikatów przekazywanym mediom zależy sukces lub porażka polityki informacyjnej.
Rozluźnienie kontroli nad przepływem informacji przypomina wpuszczenie psów do ogrodu: zapomnij o grządkach, kwiatkach i udanych zbiorach. Zanim pojawi się ważna wiadomość przygotuj swoich pracowników – tylko wtedy możesz liczyć na obfity plon w mediach i pozytywne komentarze.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz