Niedawno zapytano mnie na szkoleniu medialnym: "Co robić kiedy prasa dowiaduje się, że ktoś podał nas do sądu, a my jeszcze o tym nie wiemy? Jak się zachować kiedy media powtarzają oskarżenia, klienci dzwonią z pytaniami co się dzieje, a prawnik nie otrzymał jeszcze formalnego pisma w tej sprawie, albo nie miał czasu go przeczytać?"
Sąd jeszcze nie rozpatrzył sprawy, ale media już wydały swój wyrok. Szybko i jednoznacznie. Bez możliwości apelacji lub kasacji.
Oto 10 praktycznych porad jak wykaraskać się z kłopotów:
1. NIE traktuj mediów jako głównego kanału komunikacji w czasie procesu lub przed jego rozpoczęciem. Dziennikarze nie są partnerem, który gwarantuje przekazanie wszystkich istotnych dla Ciebie informacji – nie taka ich rola. Media mają swoją hierarchię ważności i plany działania – Ty masz swoje.
2. Nie ma dwóch strategii: public relations i prawnej. Jest tylko jedna zintegrowana strategia public relations i prawna. Jej celem może być na przykład, minimalizowanie strat krótkoterminowych – wywołanych chaosem informacyjnym: ukradli czy ich okradli?
3. Komunikuj się bezpośrednio z kluczowymi grupami docelowymi – wewnętrznymi i zewnętrznymi. Dzięki temu otrzymają wszystkie potrzebne informacje i wyjaśnienia w dogodnej formie i odpowiednim czasie.
4. Pamiętaj, że pracownicy są Twoją najważniejszą grupą docelową. Każdy pracownik jest rzecznikiem prasowym Twojej organizacji, bez względu na to czy chce nim być czy nie.
5. Zbadaj możliwość nagłośnienia spraw podobnych do Twojej, aby zasygnalizować możliwość otwarcia się na mediacje i gotowość do zawarcia wstępnej ugody. Takie działanie pomoże także dokładniej pokazać kontekst, podłoże i specyfikę problemu.
6. NIE mów "Bez komentarza", nawet jeśli nie miałeś czasu lub okazji zapoznać się ze sprawą. Powiedz, "Z przyjemnością przedstawię swoją opinię po zapoznaniu się ze szczegółami sprawy." Możesz też dodać, "Nie otrzymałem jeszcze żadnych dokumentów w tej sprawie. Czy mogę prosić o przesłanie mi kopii faksem lub pocztą elektroniczną?"
7. Powiedz dziennikarzom, że zależy Ci na respektowaniu ich terminów, ale prosisz także o zrozumienie, że przygotowanie zadowalających i wartościowych odpowiedzi na ich pytania wymaga czasu.
8. NIE atakuj mediów. Nigdy. Ani bezpośrednio, ani pośrednio w rozmowach z innymi osobami, ponieważ to też może dotrzeć do dziennikarzy. Media mogą Ci bardziej zaszkodzić niż Ty im. Większość redakcji UWIELBIA kiedy ktoś ważny czuje się przez nie pokrzywdzony, podaje do sądu lub grozi powództwem. Taka informacja zwiększa sprzedaż i oglądalność.
9. NIE oceniaj wpływu relacji w mediach na podstawie sensacyjnych tytułów lub długości artykułów. Pytaj kluczowe grupy docelowe – wewnętrzne i zewnętrzne – jak oceniają relacje w mediach; w niektórych przypadkach dowiesz się, że nie dają im wiary!
10. Zorganizuj wewnętrzny i zewnętrzny system kontroli plotek i pogłosek. To umożliwi ich szybkie wychwytywanie, weryfikację i neutralizację – zanim uczynią większe szkody.
Jeśli potrzebujesz pomocy w komunikacji kryzysowej, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.
Brak komentarzy:
Prześlij komentarz