Współpracę z nowym Klientem zaczynamy od audytu kryzysowego polegającego na rozmowach z kierownictwem firmy i inspekcji newralgicznych miejsc w firmie.
W raporcie z audytu pokazujemy słabe punkty w zarządzaniu kryzysowym i przedstawiamy rekomendacje co i jak poprawić.
W ramach audytu kryzysowego oferujemy:
1. obiektywne porównanie Twoich aktualnych planów kryzysowych z najlepszymi praktykami w zarządzaniu kryzysowym,
2. jasny opis tego, co może się wydarzyć w sytuacji kryzysowej z uwzględnieniem roli mediów społecznościowych,
3. rzetelny opis Twoich słabych punktów w aktualnym planie zarządzania sytuacją i komunikacją kryzysową,
4. praktyczne zalecenia co poprawić, żeby zwiększyć skuteczność planów i procedur kryzysowych oraz zespołu zarządzania kryzysem.
Przeprowadzając audyt kryzysowy warto odpowiedzieć na następujące pytania:
1. Czy Twoja firma, organizacja lub instytucja doświadczyła kryzysu w tym roku?
Punkty do rozważenia:
____ Zmiana właściciela
____ Próba wrogiego przejęcia
____ Zaskakująca zmiana kursu akcji na giełdzie
____ Niezadowalające wyniki finansowe
____ Rezygnacja ważnego inwestora lub akcjonariusza
____ Zwolnienia pracowników i zmiany organizacyjne
____ Niskie morale pracowników
____ Problemy z gorszą jakością produktów i/lub usług
____ Groźby byłych pracowników
____ Wypadek w pracy
____ Awaria maszyn i urządzeń
____ Nagła śmierć ważnego pracownika
____ Utrata kluczowego klienta
____ Krytyka przez organa rządowe
____ Skandal związany z ważnym pracownikiem
____ Akcja konsumentów w mediach społecznościowych
2. Czy wewnętrzne problemy w Twojej firmie, organizacji lub instytucji mogą wywołać kryzys, o którym będą mówić media? Kiedy to może się wydarzyć?
3. Jaką miałeś rolę w zarządzaniu ostatnim kryzysem? Czego się nauczyłeś?
4. Czy zastanawia Cię dlaczego niektóre kryzysy się powtarzają? Co można zrobić, żeby się z nimi skutecznie uporać?
5. W sytuacji kryzysowej związanej ze sprawą sądową są wydawane dwa wyroki. Jeden wydaje sędzia, drugi – opinia publiczna. Co jest ważniejsze dla kierownictwa Twojej firmy?
A. Prawomocny wyrok sądowy.
B. "Wyrok" opinii publicznej.
C. Po połowie – wyrok sądu i opinii publicznej.
D. Do diabła z prawnikami – powiemy to, co chcemy.
6. Czy wiesz co o Twojej firmie, organizacji lub instytucji mówią dziennikarze w prywatnych rozmowach? Czy chcesz zmienić te opinie?
7. Czy masz narzędzia do efektywnego monitoringu tego, co się mówi o kryzysie w mediach tradycyjnych i społecznościowych?
8. Czy monitorujesz reakcje pracowników i zewnętrznych interesariuszy wywołane ostatnim kryzysem? Jakie masz wnioski? Kto się z Tobą nie zgadza? Dlaczego?
9. Czy firma jest w stanie szybko podejmować decyzje w sytuacji kryzysowej i wprowadzać je bez zwłoki w życie?
10. Ile czasu potrzebuje firma, żeby przygotować pierwsze oświadczenie dla mediów w sytuacji kryzysowej?
A. Mniej niż pół godziny.
B. 0,5 – 1 godzina.
C. 1 – 2 godziny.
D. 2 – 4 godziny.
11. Czy masz możliwość kontaktu ze wszystkimi pracownikami do czterech godzin od kryzysowego zdarzenia?
12. Czy masz możliwość kontaktu ze wszystkimi klientami do 24 godzin od kryzysowego zdarzenia?
13. Czy możesz podać z pamięci nazwiska członków zespołu kryzysowego?
14. Czy zespół kryzysowy może uruchomić w ciągu 6 godzin stronę WWW z najważniejszymi materiałami dla mediów o kryzysowym zdarzeniu?
15. Czy masz firmowe profile w mediach społecznościowych?
16. Czy na firmowej stronie WWW są linki do Twoich profili w mediach społecznościowych?
17. Jakie oceny zebrał zespół kryzysowy po ostatnim szkoleniu?
A. Byli znakomici.
B. Byli dobrzy.
C. Nie było źle, ale...
D. Jest dużo do poprawy.
18. Czy w programie ostatniego szkolenia medialnego były elementy komunikacji w mediach społecznościowych?
19. Czy w okresie najbliższych trzech miesięcy musisz podjąć jakieś działania, aby zapobiec potencjalnemu kryzysowi? Kto Ci w tym pomoże? Kto może przeszkodzić? Dlaczego?
20. Czy wiesz co robić kiedy kierownictwo firmy, instytucji lub organizacji chce zrobić coś co jest sprzeczne z podstawami zarządzania kryzysem, na przykład chce okłamać media i opinię publiczną?
Lista zadań: Zapobieganie kryzysowi
___1. Wykonaj pełny audyt kryzysowy. Przygotuj listę kryzysowych problemów, oceń prawdopodobieństwo wystąpienia kryzysu i jego wpływ na sytuację w firmie, organizacji lub instytucji.
___2. Porozmawiaj o potencjalnych zagrożeniach z kierownikami działów i najważniejszymi klientami.
___3. Przygotuj listę działań naprawczych i harmonogram konkretnych działań w okresie trzech miesięcy (jeśli jest to realny termin).
___4. Przeprowadź szkolenie medialne dla najważniejszych pracowników, na którym przećwiczą scenariusze prawdopodobnych kryzysów.
___5. Nagradzaj pracowników, którzy zgłaszają problemy mogące wywołać kryzys.
Lista zadań: Zarządzanie kryzysem
___1. Zatrudnij doświadczonych ekspertów PR. Przygotuj rozwiązania, które przyniosą szybkie efekty i rozwiążą wszystkie problemy.
___2. Powiedz mediom jak najszybciej co wiesz o tym, co się wydarzyło, czego nie wiesz i co robisz, żeby się tego dowiedzieć.
___3. To, co zrobisz i powiesz w pierwszej godzinie kryzysu wpłynie na to ile czasu, energii i środków przeznaczysz na rozwiązanie problemu.
___4. Mów jasno i konkretnie jak rozwiązujesz problem i unikaj publicznych oskarżeń.
___5. W pierwszym etapie zarządzania kryzysem nie mów o pieniądzach (straty, odszkodowania, itp.)
___6. Nie próbuj dehumanizować traumy. Okazuj empatię wobec wszystkich poszkodowanych. Unikaj podawania zbyt wielu liczb. Statystyki budują dystans, gdyż są uważane za "zimne" fakty.
___7. Pamiętaj, że wszystko co powiesz i zrobisz może być przypomniane i oceniane przez etyków, którzy mogą nie znać wszystkich szczegółów i okoliczności kryzysowych wydarzeń.
Lista zadań: Po uporaniu się z kryzysem
___1. Powiedz pracownikom i mediom co zrobiłeś, żeby wykluczyć podobny kryzys w przyszłości.
___2. Motywuj innych do etycznych decyzji i działań. Opublikuj Kodeks Etyczny i zapoznaj z nim swoich pracowników i klientów.
___3. Popraw jakość obsługi klientów i opracuj plan oceny pracowników zachęcający do lepszych wyników.
___4. Chwal publicznie tych, którzy zgłaszają ciekawe pomysły pomagające unikać kryzysowych problemów i zwyciężać z konkurencją.
Jeśli potrzebujesz pomocy w audycie kryzysowym i przygotowaniu się do zarządzania sytuacją kryzysową, prosimy o kontakt. Nasz telefon: 77 441 40 14.
